Новый формат перевозок! Что изменится с 1 сентября
С 1 сентября участникам грузовых перевозок предстоит перейти на электронные транспортные накладные - ЭТрН.
Это не просто замена бумажного документа цифровым файлом: новый порядок потребует от компаний и предпринимателей наладить электронный обмен сведениями и пересмотреть привычные рабочие процессы. Изменения затронут не только перевозчиков.
В оформлении накладной участвуют разные стороны сделки - грузоотправитель, перевозчик и получатель.
Поэтому подготовиться к переходу важно всем, кто регулярно отправляет или принимает товары, а также организациям, которые организуют перевозку. ЭТрН будет сопровождать груз на протяжении всего маршрута.
В документе фиксируются основные сведения о перевозке и ее участниках, а также необходимые отметки о передаче и доставке. Электронный формат позволяет оперативно обмениваться данными и снижает зависимость от бумажного документооборота, однако требует корректной настройки процессов.
Кому важно проверить готовность заранее
В первую очередь перемены касаются компаний, для которых перевозка - постоянная часть бизнеса: торговых сетей, производителей, оптовых поставщиков, логистических организаций и транспортных компаний. Но и небольшому бизнесу не стоит считать нововведение чужой проблемой, если он отправляет товары клиентам или регулярно получает грузы от поставщиков.
Переход потребует согласованных действий всех участников цепочки. Если одна сторона продолжит работать только с бумажными документами или не сможет принять электронные сведения, оформление перевозки может затянуться.
Поэтому компаниям стоит заранее выяснить, готовы ли их контрагенты к обмену ЭТрН и кто внутри организации отвечает за работу с документами.
Как будет работать электронная транспортная накладная
ЭТрН оформляется и передается в цифровом виде.
Участники перевозки обмениваются документом через электронную систему, а сведения последовательно дополняются по мере движения груза. Таким образом, вместо бумажных экземпляров, которые приходится передавать между сторонами, используется единый электронный процесс.
В накладной отражается информация о грузоотправителе, перевозчике и получателе, самом грузе и условиях его доставки. По ходу перевозки стороны вносят необходимые подтверждения и отметки.
Может быть интересно: 15 сервисов доставки для бизнеса на WB и Ozon: полный разбор логистики
Это помогает зафиксировать, когда груз приняли, передали и доставили, а также упрощает поиск сведений при возникновении спорных ситуаций. Цифровой формат может сделать документооборот быстрее и прозрачнее.
Информация не теряется при пересылке бумажных экземпляров, а нужные данные проще найти и проверить. Кроме того, электронное оформление способно сократить затраты на печать, хранение и доставку документов. Однако автоматический переход на ЭТрН не означает, что компании достаточно просто получить доступ к электронной системе.
Потребуется определить порядок создания накладных, назначить ответственных сотрудников и обеспечить корректное внесение данных. Ошибки в реквизитах или несогласованность действий партнеров могут привести к задержкам не меньше, чем проблемы с бумажными документами.
Что потребуется для перехода
Перед началом работы компании стоит проверить, какие технические инструменты понадобятся для оформления и передачи электронных накладных. Важно убедиться, что используемая система позволяет обмениваться документами с контрагентами, а сотрудники понимают, как создавать, подписывать и обрабатывать ЭТрН.
Отдельное внимание нужно уделить электронным подписям и полномочиям работников. Следует заранее установить, кто имеет право оформлять документы и подтверждать операции со стороны компании. Если эти вопросы оставить на последний момент, перевозка может быть готова, а нужный сотрудник - не иметь доступа или полномочий для завершения оформления.
Нужно также обновить внутренние инструкции. Сотрудникам, которые отвечают за отгрузку, приемку, логистику и бухгалтерский учет, важно понимать, на каком этапе и кто именно вносит данные. Чем яснее распределены обязанности, тем меньше риск, что документ останется незавершенным или будет оформлен с ошибками.
Как подготовиться и избежать сбоев
Начать подготовку лучше с анализа действующих перевозок. Компании стоит определить, как часто и с кем она обменивается грузами, какие документы использует и какие подразделения участвуют в оформлении. Такой обзор поможет понять, какие процессы нужно изменить в первую очередь и какие контрагенты требуют дополнительного согласования.
Следующий шаг - связаться с поставщиками, покупателями и перевозчиками.
Нужно выяснить, готовы ли они принимать и передавать ЭТрН, какими решениями пользуются и как будут действовать при возникновении технических проблем. Заранее согласованный порядок взаимодействия снизит вероятность остановки поставок из-за различий в рабочих процессах.
Полезно провести пробное оформление электронных накладных до начала обязательного перехода.
Тестирование позволит проверить, корректно ли передаются сведения, все ли сотрудники имеют необходимые доступы и понимают ли участники, как подтверждать отдельные этапы перевозки.
Обнаруженные на этом этапе недочеты проще устранить, чем в момент отправки срочного груза. Не стоит забывать и о действиях на случай сбоев.
Компаниям важно заранее определить, кому сообщать о технической проблеме, как быстро связаться с контрагентами и кто принимает решение о дальнейших шагах.
Наличие понятного плана поможет не растеряться, если электронный обмен временно окажется недоступен. Переход на ЭТрН затронет не только транспортные организации, но и всех участников бизнеса, которые отправляют, перевозят или получают грузы.
Электронная накладная способна упростить документооборот и сделать сведения о перевозке доступнее, но результат зависит от подготовки. Чем раньше компании настроят систему, распределят обязанности и согласуют работу с партнерами, тем спокойнее пройдет переход с 1 сентября.